集中して仕事をこなす方法(カンタンですが意外に難しい)

習慣化・時間管理術
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おはようございます。小野です。

今週、ようやく軌道に乗り始めた行動管理の1つ、「集中して仕事をこなす方法」を今日はお伝えします。

この行動管理をすることで(時間管理術と言ってもいいのですが、実は時間を管理することはできません。コヴィー博士とダン・ケネディに倣って、行動管理と表現することにします)、たとえば集中力を途切れさせることなく、普段なら1日で終わらないような仕事も1日で終えられるようになります。

実際昨日、僕はあるライティング案件に取り組んでいたのですが、コレまでなら1日中、つまり8時間とか10時間とか使っても終わらなかったしれない仕事を、6時間で終えることができました。集中して取り組めた結果です。

なぜ8時間とか10時間かけても終わらない仕事があるのか?これはもちろん、単純に分量が多いということもあるのですが、1本のセールスレターを書く場合、たとえば2万文字を超えるような余程の分量じゃなければ、ひと通り書き切ることは普通は可能です(個人差はありますが)。しかし終わらないのだとすると、単純にリサーチ不足か、もしくは集中できていないから、であることが多いと推測します。

リサーチ不足の場合は別の日にリサーチをする必要があるでしょう。しかし集中力が欠けている場合は、この行動を選択することで改善することができることに気づきました。

僕自身がそうなのですが、キョロキョロしてしまう時は仕事にとりかかることすらできません。ハタから見ると集中力がありそうなタイプらしいのですが、確かに一度ある種の「ゾーン」に入るといつの間にか書き上げていますので、集中力はあるのだと思います。しかし普段はかなり注意力が散漫なタイプです。あるメールをチェックして「コレを調べてみよう」と思い、インターネットを開いた瞬間に別のことを調べているとか。またはあるライティング案件に取り組もうと決めた瞬間に、そういえばこっちの案件はどうなっていたっけと別のファイルを開いてしまうとか。

何が問題かというと、

その場で考えたことや思いついたことを実行してしまうから

と気付きました。ですからコレをやめようと思ったわけです。

もともと僕は、マイケル・マスターソンに倣ってマスタープランを作り、その日の課題は前日の夜までに書き出しています。つまり、その日にやることを考えなくてもいいわけです。ただやるだけでいい。

しかしコレが当日になると「やるだけ」になっていなかった。もちろん、日課として毎日の課題に組み込んでいる「第2領域」の活動はできています。「やるだけ」になっていないのは、お客さんから受けた仕事やインフォ・ビジネスの仕事です。

では、どうしたか?

まず、その日にやる課題を具体的に書きだすようにしました。

コレにより、「どうやってやればいいんだっけ?」というような考える余地をなくします。

たとえばですが、

*A01のセールスレターを書き上げる

とコレまで書いていた課題を

*A01のブレット・ライティングを100ページまで書き上げる
*A01のセールスレター構成をヘッドラインからブレット手前まで手書きでメモする

というように書くようにしました。パーツを分解して、具体的にする、という感じです。

そしてもう一つ。コレが大事なのですが、

*定めた時間以外にメールやインターネットをチェックしない
*定めた時間以外にメールなどに返信しない

コレを徹底するようにしています。リサーチの時はインターネットを使いますが、ライティングの時はメールもインターネットも立ちあげず、Macの画面にはセールスレター用のファイルだけ立ちあげている状態にしています。

気付いたことは(僕だけかもしれませんが)、人は基本的に注意力が散漫で、ラクそうな(楽しそうな)ほうに目が行ってしまう、ということです。だからこういう環境を作り出さないことが大事だな、と。

会社勤めしていた時は、メールは常時チェック即返信が当たり前でしたし、この弊害に気付きませんでしたが、コレこそ集中を妨げる決定的な要因だと思います。

この習慣がなかなか抜けず、最近までシンドかったのですが・・・ようやく抜けつつあります。

前日に設定した課題を行うということよりも重要な事はないと考え、コレを邪魔するものを受け付けない環境に身をおくこと。
そして、前日に考えたことを当日はただやるだけという環境に身をおくこと。

これが、僕の考える「集中して仕事をこなす方法」です。

いわゆる「走りながら考える」と「メールやインターネットを常時チェックする」をやめると、脳と気分が軽くなり、集中力が増すことを割りとすぐ体感できると思います。

難しいのは、コレをやり続けて習慣化することなんですけどね。コレが今の僕の課題です。習慣化できるよう、頑張ります。

P.S.
メールとかインターネットを常時チェックしていることを認める会社の生産性が低いであろうことは、想像に難くありません・・・。もちろん、コールセンターのようなカスタマーサポート関係などを仕事とする場合は異なりますが。それでも、経営陣が常時チェックしているなら、僕なら出資しません・・・正直、百害あって一利なしなので。

P.P.S.
写真はインフォ・プロダクトのセールスレターです。いまさらですが、セールスページになぜリンクとかつけないか、縦長なのかというと、人の注意力が散漫だからこそなんですよね。理屈としては学んでいましたが、最近は特に理解できます。自分がそうだからですね。

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